Witam wszystkich bardzo serdecznie. Jest to mój pierwszy wpis, dlatego chciałabym się przedstawić - Grażyna Kubiak – księgowa z kilkunastoletnim stażem. Prowadzę własne biuro rachunkowe w Rybniku, ale obsługuję firmy na terenie całego Śląska. Największą zaletą mojego biura jest to, że każda osoba, która prowadzi u nas rachunkowość, niczym nie musi się martwić. Przechodząc więc do tematu - dzisiaj odpowiem na pytania dotyczące godzinowej ewidencji dla zleceniobiorców:
Czy trzeba prowadzić ewidencję? Jak ją uzupełniać? Czy w przypadku pracy zdalnej jest możliwość prowadzenia ewidencji przez Internet? Jak wygląda wzór? Czy są jakieś kary za nieprowadzenie jej?
1 stycznia 2017 weszła w życie nowelizacja ustawy, która zapewnia zleceniobiorcom minimalną stawkę godzinową na poziomie 13 zł brutto. Aby to jednak kontrolować – zdecydowano się na prowadzenie ewidencji godzinowej, która sprawdza, czy kwota za poszczególne zlecenie odpowiada faktycznemu czasowi pracy. Wprowadzono to na korzyść zleceniobiorców, aby ich wynagrodzenie nie było fałszowane lub zaniżane. To sprawia, że trzeba prowadzić ewidencję na wypadek kontroli.
Jak prowadzić ewidencję?
Są trzy możliwe formy potwierdzenia: pisemna, elektroniczna oraz dokumentowa. Dla osób, które pracują w siedzibie firmy, codzienne prowadzenie ewidencji nie jest problemem, do czego idealnie nadaje się forma pisemna.
W przypadku pracy zdalnej sprawa się trochę komplikuje, ale obecnie przepisy zdecydowanie to ułatwiają. Dokumentowa forma oznacza, że wystarczy złożenie oświadczenia woli, które pozwala na zidentyfikowanie danej osoby. W praktyce oznacza to tyle, że wystarczy adres email z imieniem i nazwiskiem, z którego wysyła się potwierdzenie ilości przepracowanych godzin do pracodawcy. Jest do tego zobowiązany w terminie poprzedzającym termin wystawienia rachunku.
Aby forma elektroniczna była ważna, potrzeba bezpiecznego podpisu elektronicznego potwierdzanego za pomocą kwalifikowanego certyfikatu. To obecnie najrzadziej spotykane rozwiązanie.
Przykład: Pan Adam przez dwa tygodnie jest w biurze, drugie tyle spędza w terenie. Nie jest więc w stanie prowadzić godzinowej ewidencji w formie pisemnej. W takim wypadku, jeśli w umowie nie jest określone inaczej, może przesłać maila kilka dni przed wystawieniem rachunku z potwierdzeniem ilości przepracowanych godzin. Jeśli wypłatę ma „dziesiątego”, najlepiej do piątego dnia miesiąca powinien dostarczyć odpowiedni dokument z ilością godzin.
Wzór ewidencji
Przygotowałam dla Państwa darmowy wzór ewidencji godzin pracy dla zleceniobiorców, aby był on przejrzysty i gotowy do użycia.
Są dwa sposoby zapisu godzin, które przepracowała dana osoba. Może wpisać ich ilość albo od której do której pracowała nad zleceniem. Oba są poprawne i nie trzeba się martwić w przypadku kontroli.
Ewentualne kary
Kary za brak prowadzenia godzinowej ewidencji czasu pracy nie ma, ale… w przypadku kiedy wynagrodzenie minimalne brutto wyniesie mniej niż 13 zł/h, co zostanie udowodnione, wynosi ona od 1 do 30 tysięcy złotych.
Warto więc prowadzić ewidencję, która będzie stanowiła ważny dokument w razie wątpliwości ze strony jakiegokolwiek urzędu.
[fblike]